Technische Dokumentation leicht verständlich und effizient

Was bedeutet "leicht verständlich" und "effizient" eigentlich? Welche Vorteile ergeben sich für Sie und Ihre Leser und Anwender, wenn Ihre Informationsprodukte - zum Beispiel Bedienungsanleitungen, Montageanleitungen, Onlinehilfen - leicht verständlich sind und effizient erstellt werden?

Leicht verständlich

Worum geht es?

Der Inhalt einer technischen Dokumentation ist leicht verständlich, wenn er von einer bestimmten Zielgruppe ohne größere Anstrengung korrekt verstanden wird. Wie das erreicht werden kann, dafür gibt es eine Reihe von Anthaltspunkten und Methoden. Einige davon sind allgemeingültig, zum Beispiel die Verwendung von korrekter Rechtschreibung. Andere Methoden sind abhängig von der Zielgruppe des Informationsproduktes, zum Beispiel die Verwendung von Fachsprache.

Bei "Verständlichkeit" denkt man oft zuerst an sprachliche Kriterien. Doch es gibt viele weitere Kriterien, die die Verständlichkeit verbessern können. Zum Beispiel bezüglich der Gestaltung und der Struktur eines Informationsprodukts.

Welche Vorteile haben Sie davon?

Wenn Ihre Informationsprodukte leicht verständlich sind, haben Sie wichtige finanzielle und rechtliche Vorteile. Einige Beispiele:

• Mehr Sicherheit:
  Mit Hilfe leicht verständlicher Bedienungsanleitungen können Ihre Kunden Ihre Produkte sicherer nutzen. Das Risiko von Schadenersatzansprüchen gegen Ihr Unternehmen ist geringer, die Zufriedenheit mit Ihren Produkten ist höher.
• Besseres Image:
  Durch das Bereitstellen von professionell aufbereiteter, leicht verständlicher technischer Dokumentation - zum Beispiel in Form von professionellen Bedienungsanleitungen - können Sie das Image Ihres Unternehmens als Premiumhersteller stärken.
• Geringerer Rechercheaufwand:
  Der interne Informationsaufwand einer Organisation kann hohe Kosten verursachen. Oft müssen Mitarbeiter mühsam "Informationshäppchen" zusammensuchen, die obendrein missverständlich sind. Wenn Ihre Mitarbeiter stattdessen schnell auf leicht verständliche Informationen zugreifen können, kann wertvolle Arbeitszeit für wichtigere Aufgaben verwendet werden.
• Entlastung des Supports:
  Kunden, die dank professioneller technischer Dokumentation gut informiert sind, sind seltener auf Ihren Support angewiesen. Ihre Kunden sind zufriedener und Ihr Supportteam kann sich auf die wirklich dringenden Probleme konzentrieren. Die Folge ist eine höhere Supportqualität bei gleichbleibendem oder sogar geringerem personellen Aufwand.
• Effizientere Prozesse:
  Leicht verständliche Inhalte können nicht nur von Menschen besser "verarbeitet" werden: Auch die automatisierte Verarbeitung von Inhalten durch Software - zum Beispiel im Rahmen von Übersetzungsprozessen - ist effizienter und einfacher, wenn Ihre technische Dokumentation entsprechend aufbereitet ist.

Weitere Vorteile können sich aus dem konkreten Kontext ergeben, in dem sich Ihr Unternehmen befindet.

Effiziente Erstellung

Worum geht es?

Für viele Entscheider steht nicht die Verständlichkeit im Vordergrund, sondern ein sparsamer, effizienter Einsatz der Ressourcen, die für das Erstellen von Informationsprodukten zur Verfügung stehen. Wie kann mit geringerem Aufwand mehr produziert werden? Die moderne technische Kommunikation bietet hier eine Vielzahl von Methoden und technischen Lösungen, wie zum Beispiel Terminologiemanagement und den Einsatz von Redaktionssystemen.

Welche Vorteile haben Sie davon?

Ihre Mitarbeiter werden von vielen kleinen und größeren Aufgaben entlastet. Sie können mit weniger Aufwand komplexere und höherwertige Informationsprodukte erstellen. Wer beispielsweise Bedienungsanleitungen ...

• ... in mehreren Sprachen
• ... für eine Reihe ähnlicher Produkte erstellen
• ... und für verschiedene Medien publizieren möchte (z. B. Webseite, PDF, Word),

... kann durch den Einsatz eines Redaktionssystems unter Umständen viel effizienter arbeiten und Kosten einsparen.

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Dieser Artikel ist ein Auszug aus dem E-Book "Grundlagen der technischen Dokumentation - Motivationen, Methoden und Zusammenhänge". Sie können das E-Book auf folgender Seite kaufen:
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