Dienstleister für technische Dokumentation

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Wozu ein Dienstleister für technische Dokumentation?

Es kann aus unterschiedlichen Gründen sinnvoll sein, mit der Erstellung von technischer Dokumentation einen externen Dienstleister zu beauftragen.

Keine eigene Technische Redaktion

Ein häufiger Grund ist, dass ein Unternehmen bzw. Auftraggeber selbst nicht das nötige Fachpersonal hat, in diesem Fall also keine Technischen Redakteure. Das kann daran liegen, dass es für ein Unternehmen schwierig ist, geeignete Technische Redakteure zu finden. Denn neben dem Wissen darüber, wie man technische Dokumentation erstellt, benötigen Technische Redakteure auch Fachwissen aus der jeweiligen Branche, zum Beispiel Maschinenbau oder Medizingeräte. Und: Für manche Unternehmen lohnt es sich schlicht nicht, Technische Redakteure einzustellen, weil nur selten technische Dokumentation zu erstellen ist.

Auftragsspitzen

Die Auftragsbücher sind voll, alle Mitarbeiter sind mit Projekten ausgelastet? Oder eigene Technische Redakteure sind langfristig krank? Weitere Technische Redakteure einzustellen ist oft nicht kurzfristig möglich oder wirtschaftlich nicht sinnvoll. Hier kann es sinnvoll sein, kurzfristig einen Dienstleister für technische Dokumentation zu beauftragen und so die Ressourcen der Technischen Redaktion zu steigern. Schließlich drohen unter Umständen Vertragsstrafen, wenn Projekte nicht fristgerecht erledigt werden können.

Beratung und externe Expertise

Manchmal ist es sinnvoll, den unverstellten Blick eines Dienstleisters und Beraters für technische Dokumentation einzubinden. Gerade bei umfangreichen, langfristigen Projekten besteht manchmal die Gefahr, dass sich ungünstige Abläufe oder Gewohnheiten der Mitarbeiter einstellen. Dienstleister haben Erfahrungen mit sehr unterschiedlichen Auftraggebern und kennen daher oft eine größere Vielfalt von Möglichkeiten, mit bestimmten Herausvorderungen umzugehen.

Ein häufiger Anlass, einen Dienstleister für technische Dokumentation ein zubinden, ist auch eine rechtliche Beratung. Erfüllt die eigene technische Dokumentation alle Anforderungen, die sich aus Gesetzen, EU-Richtlinien und Normen ergeben? Manche Dienstleister bieten hierfür eine systematische Analyse.

Dienstleister als Backup

Bei großen, wichtigen Projekten kann es sinnvoll sein, einen externen Dienstleister schon einzubinden, bevor eigenes Personal ausfällt oder fachliche Probleme auftreten. Schließlich kann es einige Wochen bis Monate dauern, bis ein externer Dienstleister sich bei komplexen Projekten mit allen Erfordernissen vertraut gemacht hat. Um hier auf Nummer sicher zu gehen, kann es sich lohnen, auch ohne konkreten personellen Mangel einen externen Dienstleister einzubinden, damit dieser im Falle eines (Aus-) Falles bereits die nötigen Kenntnisse hat und sofort arbeitsfähig ist.

Welche Gründe könnten dagegen sprechen, einen Dienstleister zu beauftragen?

Mangelndes Vertrauen

Technische Redakteure haben naturgemäß Zugriff auf empfindliche, unternehmensinterne Dokumente, die die Entwicklung von Produkten betreffen. Diese Dokumente sollen schließlich keinesfalls in die Hände von Außenstehenden gelangen.

Manche Unternehmen begegnen diesem Risiko, indem sie Dienstleister eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen lassen. Bei Zuwiderhandlungen drohen dem Dienstleister dann empfindliche Strafen.

Eine weitere Möglichkeit besteht in einer technischen Lösung: Der Dienstleister kann bei dem Auftraggeber vor Ort arbeiten. Die IT-Infrastruktur mag dann verhindern, dass Dokumente nach außen weitergegeben werden.

Mangelnde wirtschaftliche Rentabilität

Es kann unter Umständen relativ teuer sein, technische Dokumentation von einem externen Dienstleister erstellen zu lassen. Tatsächlich sind die Stundenlöhne eines Dienstleisters für technische Dokumentation meistens höher als der Stundenlohn eines angestellten Technischen Redakteurs.

Bei näherer Betrachtung können diese höheren Löhne eines Dienstleisters jedoch oft relativiert werden, denn:

• Für einen externen Dienstleister fallen keine Kosten im Krankheitsfall an.
• Je nach Vertragsgestaltung sorgt ein Dienstleister im Falls eines Ausfalls selbst für geeigneten Ersatz.
• Ein externer Dienstleister hat seinen eigenen Arbeitsplatz (einschließlich Software-Tools), der dem Auftraggeber keine (oder nur geringe) Kosten verursacht.
• Externe Dienstleister sind zeitlich oft flexibler und arbeiten bei Bedarf auch an Wochenenden oder Feiertagen.
• Externe Dienstleister arbeiten unter Umständen effizienter, da sie ihre abgerechnete Zeit konkret dokumentieren müssen, den Kunden als Auftraggeber behalten wollen und da sie Erfahrung mit unterschiedlichen Arbeitsweisen haben.

Bindung an ein Unternehmen

Mit jedem Projekt wächst die Erfahrung eines Menschen. Diese Erfahrung bauen manche Unternehmen lieber bei eigenen Mitarbeitern auf als bei externen Dienstleistern.

Die Einbindung eines Dienstleisters für technische Dokumentation kann dennoch sinnvoll sein als Quelle von zukünftigen Angestellten. Denn gerade viele Berufseinsteiger in der technischen Dokumentation heuern zunächst bei einem Dienstleister an, den sie als "Sprungbrett" für eine Anstellung bei einem "festen" Unternehmen nutzen. Einige Dienstleister bieten auch explizit Arbeitnehmerüberlassung an.